Vous pouvez organiser une conférence de manière souple, via l'application InConference ou via le code d'activité, dans toutes les applications utilisateurs CMG :

• InTouch
• InReach SN
• CMG Office Web
• CMG Office Quick
• CMG Mobile Client

Il existe une autre option : activer une conférence par l'agent d'accueil en utilisant CMG NOW Attendant. Les agents d'accueil peuvent réserver une conférence téléphonique sur la ligne d'une personne, ou utiliser d'autres lignes dédiées dans le CMG et le gestionnaire d'appels comme des salles de conférence virtuelles.

Prenez le contrôle et gérez votre propre conférence

Vous pouvez utiliser un code d'identification personnelle (« PIN »), et vous assurer que seuls les participants invités pourront se joindre à la conférence. Le code PIN est précisé dans les informations stockées avec l'activité dans le CMG, lorsque l'on configure l'activité.

En tant qu'organisateur / organisatrice, vous pouvez démarrer et arrêter l'enregistrement de la conférence à tout moment pendant une conférence. Quand l'enregistrement est démarré ou arrêté, une notification est adressée à tous les participants présents à la conférence.

Si votre entreprise a mis en place une synchronisation du calendrier entre le système e-mail et le CMG, vous pouvez créer un rendez-vous dans Microsoft® Exchange/Outlook (comme dans l'exemple de l'image ci-dessus), IBM Lotus Domino/Notes ou Novell GroupWise/Windows client.

Dans le champ « Subject* », vous pouvez également choisir le code PIN que vous souhaitez utiliser au lancement de la conférence, en saisissant, par exemple, « PIN 1234 ». Le choix d'un code est optionnel, mais cela permet de filtrer les participants autorisés.

Invitez les participants à la conférence via la fonction rendez-vous de Outlook/Lotus Notes, en les sélectionnant comme personnes participantes.

Des conférences de taille variable

La taille par défaut d'une conférence est précisée dans la base de données CMG Voice et sa valeur est de 10 participants. Cette valeur peut facilement être mise à jour en définissant la valeur du nombre de participants à la conférence dans les informations fournies avec l'activité dans CMG. Si le nombre maximal de participants à la conférence a été fixé à 5, l'initiateur / initiatrice de la conférence téléphonique peut annuler cela au moment de la configuration de la conférence. Il lui suffit de taper « SIZE », suivi du nombre souhaité de participants, dans le champ « Information ».